1. Wer ist verantwortlich?
Skavio LLC
1209 Mountain Road Pl NE, Ste R
Albuquerque, NM 87110
USA
Kontakt für Datenschutzanliegen: [email protected].
DokuTakt ist eine Marke beziehungsweise Produktwebsite der Skavio LLC und keine eigenständige datenschutzrechtlich verantwortliche Firma. Die Identität des Betreibers sowie Registerdaten stehen im Impressum.
2. Für welche Verarbeitung gilt diese Erklärung?
Diese Hinweise betreffen ausschließlich die Domain dokutakt.de mit ihren Informationsseiten, Musterdateien, Kontaktlinks und technischen Übertragungsfunktionen. Für eine spätere Anmeldung auf skavio.eu, produktive Datei-Uploads, Konten, API-Schlüssel, Zahlungsdienste und dortige Services gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung der Skavio-Hauptplattform und gegebenenfalls eine schriftliche AVV.
3. Technische Bereitstellung und Zugriffsprotokolle
Wenn Sie unsere Website besuchen, verarbeitet die eingesetzte Infrastruktur technisch notwendige Verbindungsinformationen. Dazu gehören je nach Abruf insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Methode und Statuscode, Browser- beziehungsweise Geräteangaben, Referrer (sofern vom Browser übertragen) sowie für Sicherheit und Fehlerbehebung notwendige Verbindungskennungen.
Zwecke: Auslieferung der Website, sichere HTTPS-Verbindung, Fehlererkennung, Abwehr von Angriffen, Stabilität und technische Nachvollziehbarkeit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässigem, sicherem Betrieb) sowie, soweit für eine konkret angefragte Leistung erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Der Webursprung läuft auf Infrastruktur von Hetzner. Je nach Sicherheitsereignis können ergänzende technische Logdaten in der Infrastruktur entstehen. Nicht jede Seitenanfrage wird dauerhaft in einem personenbezogenen Anwendungsprotokoll gespeichert.
4. Schutz und Auslieferung über Cloudflare
Für DNS, TLS-Verschlüsselung, Zwischenschaltung des Webverkehrs und Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen nutzt diese Domain Cloudflare. Beim Aufruf werden Verbindungsmetadaten technisch über das Netzwerk von Cloudflare verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, URL, Zeitpunkt, Browsermerkmale und sicherheitsrelevante Signale. Je nach Standort und Routing können dabei Systeme in anderen Ländern beteiligt sein.
Zweck und Rechtsgrundlage: Schutz und sichere Bereitstellung der Website, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die konkrete Verarbeitung und gegebenenfalls erforderlichen Datenschutzgarantien bestimmen sich zusätzlich nach den anwendbaren Vereinbarungen und Datenschutzhinweisen von Cloudflare: Cloudflare Privacy Policy.
Cloudflare kann bei bestimmten Sicherheitsfunktionen technisch notwendige Cookies oder ähnliche Erkennungsmechanismen verwenden; dies ist keine von Skavio betriebene Werbeverfolgung.
6. Demos und Musterdateien
Die vier interaktiven Demonstrationen zeigen vorgefertigte, fiktive Rechnungen, OCR-Belege, Besprechungsnotizen und Büroabläufe. Beim Umschalten wird kein eigener Beleg übertragen. Ein Download der Muster-CSV beziehungsweise Muster-TXT ruft lediglich eine statische Datei von dieser Website ab. Dabei fallen die oben erläuterten technischen Zugriffsdaten an.
Über DokuTakt können derzeit keine eigenen PDF-, Bild- oder Audiodateien hochgeladen werden. Eine Verarbeitung personenbezogener Inhalte im Rahmen eines produktiven Dienstes setzt den Wechsel auf die Hauptplattform voraus und ist hier nicht Bestandteil der Demo.
6a. Maya – freiwilliger KI-Chat
Das schwebende Chatfenster „Maya“ ist eine freiwillige, öffentlich zugängliche KI-Hilfe. Beim reinen Öffnen werden noch keine Chatnachrichten an den KI-Anbieter übermittelt. Erst wenn Sie eine Nachricht absenden, übertragen wir den eingegebenen Text sowie bis zu sechs vorherige Gesprächsbeiträge über unsere Skavio-Server an den KI-Dienst von OpenAI, damit eine Antwort erzeugt werden kann. Die Funktion ist auf öffentliche Produktinformationen beschränkt und hat keinen Zugriff auf persönliche Konten, Kundendateien oder Buchhaltungsdaten.
Für Betrieb und Schutz vor Missbrauch wird eine kurzlebige zufällige Chat-Sitzungskennung verwendet; serverseitig können daraus pseudonymisierte Begrenzungszähler entstehen. Der Chat verschickt keine E-Mails, führt keine Zahlungen aus und erstellt keine Kundenkonten. Zweck ist die freiwillig angeforderte Beantwortung von Produktfragen und die Sicherung des Dienstes. Je nach Anfrage kommen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO in Betracht. Bei der Verarbeitung durch den KI-Anbieter sind internationale Datenverarbeitungen möglich; hierzu gelten die unten erläuterten Grundsätze zu Empfängern und Drittlandübermittlungen. Die technische Speicherung und Aufbewahrung beim jeweiligen Anbieter richtet sich nach dessen tatsächlich geltenden Bedingungen und Vereinbarungen.
Bitte geben Sie im öffentlichen Chat keine personenbezogenen Kundendaten, Rechnungsinhalte, Passwörter, Gesundheitsangaben, API-Schlüssel oder andere vertrauliche Informationen ein. Die generierten Antworten können Fehler enthalten und ersetzen keine fachliche Prüfung. Für Datenschutzanfragen können Sie uns unter [email protected] kontaktieren.
7. Wenn Sie per E-Mail schreiben
Wenn Sie [email protected] kontaktieren, verarbeitet Skavio die von Ihnen freiwillig übermittelten Angaben (Absenderadresse, Name und Unternehmensbezeichnung, Nachricht, Zeitpunkt und gegebenenfalls Anhänge) zur Beantwortung und Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage eine Vertragsanbahnung betrifft; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kommunikation und berechtigtes Interesse an Bearbeitung von Anfragen). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich machen. Eine automatische Aufnahme in Werbeverteiler erfolgt durch eine reine Kontaktaufnahme nicht.
Zur E-Mail-Bereitstellung können externe Maildienstleister und technische Dienstleister eingesetzt werden. Bitte senden Sie keine vertraulichen Rechnungen, Ausweisdokumente, Gesundheitsdaten oder sonstige sensible Kundendaten ohne zuvor vereinbarten sicheren Übertragungsweg.
8. Zwecke und Rechtsgrundlagen im Überblick
| Vorgang | Daten und Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Website laden | IP, Verbindung, URL, Abrufzeit; technische Bereitstellung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Sicherheit / Cloudflare | Verbindungs- und Sicherheitsdaten; Missbrauchsabwehr | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; § 25 Abs. 2 TDDDG, soweit einschlägig |
| Freiwillige Umami-Webanalyse | Nur nach Einwilligung: Seitenaufrufe und technische, gekürzte Navigationsangaben; Verbesserung der Website | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und ggf. § 25 Abs. 1 TDDDG |
| Demo / Musterdownload | Technische Abrufdaten; Anzeige der synthetischen Beispielinhalte | Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO |
| E-Mail-Anfrage | Kontaktinformationen und Nachricht; Bearbeitung | Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO |
| Gesetzliche Nachweise | Erforderliche Geschäftsunterlagen; Pflichterfüllung | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern anwendbar |
9. Empfänger und technische Dienstleister
Für den Betrieb dieser Website können insbesondere Hetzner (Serverinfrastruktur), Cloudflare (DNS, TLS, Reverse Proxy und Sicherheitsdienste) sowie für Kontaktanfragen ein E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden. Zugriffe sind auf technisch und organisatorisch erforderliche Zwecke zu begrenzen. Dienstleister handeln je nach Funktion als Auftragsverarbeiter oder gegebenenfalls selbstständig Verantwortliche.
Es erfolgt durch diese Seite kein Verkauf personenbezogener Besucherdaten und keine Weitergabe zu Werbeprofilen. Verpflichtende Offenlegungen gegenüber Behörden erfolgen nur bei bestehender rechtlicher Grundlage.
10. Datenverarbeitung außerhalb des EWR
Skavio LLC hat ihren Sitz in den USA. Der sichere Betrieb dieser deutschen Produktwebsite findet zwar mit europäischer Serverinfrastruktur statt; ein Zugriff der in den USA ansässigen Gesellschaft oder die Beteiligung internationaler Cloudanbieter kann jedoch eine Verarbeitung beziehungsweise Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer umfassen. Eine ausschließliche Speicherung oder Verarbeitung innerhalb der EU wird daher nicht zugesichert.
Soweit ein DSGVO-relevanter Drittlandtransfer stattfindet, sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und gegebenenfalls angemessene Garantien (etwa einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln) für den jeweiligen Empfänger zu prüfen. Wir behaupten auf dieser Seite nicht pauschal, jeder beteiligte US-Dienstleister sei automatisch vom EU-US Data Privacy Framework erfasst. Informationen zu den für einen konkreten Dienst eingesetzten Garantien können über [email protected] angefragt werden.
11. Wie lange bleiben Daten gespeichert?
Technische Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden nur so lange vorgehalten, wie sie für die Sicherstellung des Betriebs, die Erkennung von Angriffen, die Untersuchung eines konkreten Vorfalls oder aufgrund rechtlicher Pflichten erforderlich sind. Die tatsächliche Dauer richtet sich nach der jeweiligen aktiven Logrotation und Aufbewahrungspolitik des Dienstes, nicht nach der Lebensdauer der Demo. Auslagern, Löschen und Überschreiben können zeitversetzt erfolgen, etwa durch technische Sicherungskopien.
E-Mail-Anfragen speichern wir grundsätzlich bis zur abschließenden Bearbeitung und anschließend nur, soweit Nachweis-, Verteidigungs- oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anfragen, die zu einem geschäftlichen Angebot führen, können Bestandteil entsprechender geschäftlicher Unterlagen sein. Musterdateien enthalten keine Besucherdaten.
12. Ihre Rechte nach der DSGVO
Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie gegenüber Skavio LLC insbesondere folgende Rechte geltend machen:
- Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO).
- Berichtigung unrichtiger Angaben (Art. 16 DSGVO).
- Löschung, soweit kein rechtmäßiger Aufbewahrungsgrund entgegensteht (Art. 17 DSGVO).
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
- Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 20 DSGVO).
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO).
- Widerruf einer etwa erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Schreiben Sie an [email protected]. Wir können zur Verhinderung unberechtigter Herausgabe eine angemessene Identitätsprüfung vornehmen. Durch die Wahrnehmung Ihrer Rechte entstehen grundsätzlich keine Gebühren, sofern keine gesetzliche Ausnahme vorliegt.
13. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Die Datenschutzaufsichtsbehörden der deutschen Bundesländer sind beispielsweise über die Datenschutzkonferenz zu finden.
14. Automatisierte Entscheidungen und Pflichtangaben
Auf DokuTakt finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO statt. Es wird kein personenbezogenes Besucherprofil für individualisierte Werbung erzeugt.
Sie sind nicht verpflichtet, Angaben in einem Kontaktformular zu machen; ein solches Formular ist auf dieser Website derzeit nicht aktiv. Eine E-Mail-Adresse ist für die Beantwortung freiwillig eingereichter E-Mail-Anfragen technisch erforderlich. Beim bloßen Besuch fallen unvermeidliche Verbindungsdaten an.
15. Wenn Sie über Skavio echte Kundendokumente verarbeiten
Bei produktiven Dokumenten, Rechnungen und anderen möglicherweise personenbezogenen Unterlagen muss zwischen dem Verantwortlichen (in der Regel Ihr Unternehmen) und dem Auftragsverarbeiter (je nach Vertragsrolle Skavio) unterschieden werden. Eine vertraglich erforderliche AVV / DPA nach Art. 28 DSGVO ist gesondert zu vereinbaren. Sie wird nicht durch das Lesen dieser Seite geschlossen.
Vor dem produktiven Einsatz sollten unter anderem Auftragszweck, Kategorien Betroffener, technische Maßnahmen, Löschkonzept, Unterauftragsverarbeiter, Drittlandtransfers und Unterstützung bei Betroffenenrechten beziehungsweise Datenschutzvorfällen schriftlich geklärt werden. Mehr dazu: Datenschutz für Unternehmen & AVV sowie Skavio-Vertragsregelungen zur Datenverarbeitung.
16. Links zu Skavio und externen Diensten
Beim Klicken auf externe Links – etwa Skavio, GitHub, npm, PyPI oder einen technischen Dokumentationsdienst – verlassen Sie DokuTakt. Für diese externen Domains gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise und Geschäftsbedingungen. DokuTakt bindet diese Plattformen nicht automatisch als Tracking-Skripte ein.
17. Aktualisierung
Diese Informationen werden bei Änderungen der tatsächlichen Datenflüsse, der eingesetzten Dienste oder der Rechtslage angepasst. Entscheidend ist die hier veröffentlichte Fassung mit Aktualisierungsdatum. Fragen richten Sie bitte an [email protected].